بهترین تکنیک های مدیریت زمان کدام اند؟

در دنیایی که دائماً در حال تحول است  و با سرعت بی‌سابقه ای در حال تغییر است، مدیریت زمان اهمیت بسیار بالایی پیدا کرده است. مهم تر از همیشه هر فردی، از دانش‌آموز گرفته تا دانشجو، از کارمند گرفته تا مدیر می‌تواند با پیدا کردن هنر مدیریت زمان به نتایج شگرفی برسد. هماهنگی و نظم دادن به برنامه های روزانه و تعیین اولویت های هر روز میتواند پیچیده باشد. با این حال، با اجرای تکنیک های مدیریت زمان، نه تنها می‌توانیم کنترل زندگی خود را دوباره به دست آوریم، بلکه بهره‌وری خود را نیز افزایش داده و به موفقیت دست یابیم.

زمان پول رایج قرن حاضر است که متاسفانه این روزها زیاد به آن توجه نمی شود و کافیست با رعایت چند نکته کلیدی سبک های مدیریت زمان، چندین پله از رقبای خود پیشی بگیرید. هر چند اصلی ترین رقیب شما، خود دیروز شماست. امیدوارم هر روز از دیروز خود جلوتر باشید.

نتایج داشتن مدیریت زمان چیست؟

دانستن مدیریت زمان در دنیای پرشتاب امروزی بسیار مهم است. این شامل نظم دائمی و اولویت بندی وظایف برای اطمینان از بهره وری و موفقیت در هر دو زمینه ی شخصی و کاری است.

مدیریت صحیح زمان به افراد این امکان را می دهد که از زمان محدود خود نهایت استفاده را ببرند و از استرس و فرسودگی شغلی جلوگیری کنند. همچنین آنها را قادر می سازد تا به کار های ضروری برسند، به اهداف تعیین شده خود برسند و تعادل بین کار و زندگی سالم را حفظ کنند.

بنابراین، گنجاندن تکنیک های مدیریت زمان موثر در برنامه های روزمره ضروری است. شما با یادگیری و تکرار خود می توانید بهره وری خود را بالا ببرید، اهمال کاری را به شدت کاهش دهید و در همه جنبه های زندگی به موفقیت بیشتری دست یابید.

تعریف دقیق مدیریت زمان

مدیریت زمان یک مهارت حیاتی است که به شما اجازه می دهد تا به طور اثر بخش برنامه ریزی کنید و زمان خود را به وظایف و مسئولیت های مختلف اختصاص دهید. این شامل تعیین اهداف، اولویت بندی فعالیت ها و استفاده بهینه از زمان موجود برای افزایش بهره وری و دستیابی به نتایج مطلوب است.

چالش های مدیریت زمان چیست؟

به صورت کلی مدیریت زمان تا زمانی که جز روتین زندگی شما نشده است عوامل زیادی می توانید در اجرای درست این تکنیک ها مداخله کند. به طور کلی، مدیریت زمان نیازمند نظم و انضباط، خودآگاهی و سازگاری برای غلبه بر این چالش ها و استفاده بهینه از زمان است.

اما در ادامه چند مورد از مهم ترین عوامل جلوگیری از مدیریت صحیح زمان را بیان می کنیم.

اهمال کاری

به تعویق انداختن کار یا مسئولیت ها، اغلب تا حد مواجهه با پیامدهای منفی است. این یک رفتار رایج است که بسیاری از افراد بدون در نظر گرفتن سن یا شغل با آن دست و پنجه نرم می کنند.

با داشتن اهمال کاری (*لینک به مقاله ای مرتبط با اهمال کاری*)، ما افزایش استرس، از دست دادن ضرب الاجل ها، به خطر افتادن کیفیت کار و احساس عدم بهره وری خواهیم داشت.

حواس پرتی

چالش دیگر ماهیت غیرقابل پیش بینی زندگی روزمره و وقفه ها یا حواس پرتی های پیش بینی نشده است. هنگامی که اتفاقات غیرمنتظره یا کارهای فوری رخ می دهد، تمرکز بسیار سخت می شود.

برای شناخت راه‌های افزایش تمرکز کلیک کنید.

اضطراب

اضطراب در مدیریت زمان به احساس پریشانی، بی قراری و ناراحتی اشاره دارد که زمانی به وجود می آید که افراد برای مدیریت درست زمان خود تلاش می کنند. این شامل احساس فشار شدید و درک این است که زمان کافی برای تکمیل تمام وظایف و مسئولیت ها وجود ندارد. اضطراب در مدیریت زمان می تواند منجر به اهمال کاری، مشکل در اولویت بندی کارها نیز بشود.

وظایف متعدد

علاوه بر این، ایجاد تعادل بین مسئولیت‌ها و تعهدات متعدد می‌تواند مدیریت مدیریت زمان ما را مختل کند. چرا که وقتی بیش از حد مشکلات و مسئولیت داریم همیشه ذهن ما درگیر اتفاقات و چالش های پیش رو است و به صورت کامل تمرکز ما را به هم میزند و باعث اهمال کاری هم میشود.

میتوان گفت همین مورد نه چندان مهم میتواند همه عوامل بر هم زننده ی مدیریت زمان را فعال کند.

پیشنهاد میدهم برای دوری از این چالش حتما بر روی مهارت نه گفتن کار کنید.

۸ تکنیک مدیریت زمان

در ادامه به روش های مدیریت زمان می پردازیم اما توجه داشته باشید که در نهایت شما باید با ترکیب این روش ها به یک روش منحصر به فرد مطابق فعالیت ها، شخصیت و رفتار خود برسید.

در ادامه اما بیست روش مدیریت زمان متداول و مهم را برای شما توضیح میدهیم.

۱.تعیین اولویت‌ها

تعیین اولویت ها در مدیریت زمان برای سازماندهی موثر و کارآمد وظایف و مسئولیت ها ضروری است. این شامل شناسایی و درک آنچه باید واقعا انجام دهید است که مطابق آن برنامه ریزی شما انجام میشود. با اولویت بندی وظایف، شما می توانید اطمینان حاصل کنید که زمان و انرژی خود را صرف مهم ترین و فوری ترین امور بر اساس اولویت می کنید.

یکی از رویکردهای رایج برای تعیین اولویت ها تکنیک ABC است که وظایف را به سه دسته A، B و C دسته بندی می کنید.

وظایف A فوری و مهم هستند

وظایف B مهم هستند اما فوری نیستند.

وظایف C نه فوری هستند و نه مهم.

با تمرکز بر روی وظایف A ابتدا، افراد می توانند به آنها رسیدگی کرده و تکمیل کنید. توجه داشته باشید که برای بالا بردن کیفیت زندگی و رسیدن به اهداف خود باید تلاش کنید تیک موارد B را بزنید و به صورت کلی سعی کنید وظایف و کار های خود را جوری پیش ببرید که بیشتر مهم باشند اما فوریت کمتری داشته باشند.

چرا این نظر را داریم به این جهت که وقتی شما کار های مهم خود را زودتر و تا قبل از فوری (حیاتی) بودن آن انجام دهید از اضطراب، استرس و کم شدن کیفیت آن کاسته میشود و همیشه یک قدم جلوتر خواهید بود.

۲.استفاده از لیست‌های وظایف

استفاده از فهرست کارها در مدیریت زمان یک تکنیک محبوب و کارآمد است که اولویت بندی و سازماندهی فعالیت های روزانه را انجام میدهد. با ایجاد فهرستی از کارهایی که باید تکمیل کنید، شما میتوانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید و بهره وری را بالاتر ببرید.

لیست وظایف به عنوان چارچوبی از مسئولیت های روزانه عمل می کند و به شما کمک می کند تمرکز و انگیزه خود را برای تکمیل وظایف خود حفظ کنند. مخصوصا وقتی که تیک انجام آن وظیفه زده می شود زیرا هر کاری که از انجام میشود، اعتماد به نفس را افزایش می‌دهد و استرس را کاهش می‌دهد.

۳.تقسیم زمان به بخش‌های کوچک تر

تقسیم زمان به بخش‌های کوچک‌تر یکی از جذاب ترین جنبه‌های مهم مدیریت زمان موثر است. این شامل تقسیم کردن روزتان به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت است. به شما این امکان را می‌دهد که زمان خود را به طور هدفمند برنامه ریزی کنید و وظایف خود را مطابق آن اولویت‌بندی کنید. با تقسیم زمان خود، می توانید به راحتی تشخیص دهید که هر فعالیت یا کار به چه مقدار زمان نیاز دارد و اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای تکمیل هر یک از آن ها را برای برنامه خود کنار گذاشتید. علاوه بر این، تقسیم زمان به بخش‌های کوچک‌تر به شما امکان می‌دهد برای استراحت برنامه‌ریزی کنید، از فرسودگی شغلی جلوگیری کند و به حفظ بهره‌وری در طول روز کمک کنید.

با این کار همه اطمینان دارید که بدون از دست دادن نظم و استمرار در مدیریت زمان به جلو بروید. همچنین متمرکز بمانید، نگرانی و استرس از کمبود وقت را هم از شما دور می کند.

۴.تعیین سررسید و مقدار زمان هر کار

تعیین سر رسید برنامه ها بخش مهمی از مدیریت زمان است زیرا به شما کمک می کند وظایف خود را اولویت بندی کنید و زمان را به طور صحیح بر اساس مهم و فوریت به اهداف اختصاص دهید. با تعیین ضرب الاجل، شما میتوانید یک جدول زمانی مشخص برای تکمیل وظایف خود تعیین کنید و از تعویق، جلوگیری کنید.

زمان خاتمه کار، احساس فوریت را ایجاد می‌کنند و به شما انگیزه می‌دهد که متمرکز و سازنده بمانید. آنها مسئولیت پذیری را افزایش می دهند و تضمین می کنند که اهداف در چارچوب زمانی مورد نظر به دست آورید. علاوه بر این، تعیین ضرب‌الاجل‌ها، افراد را قادر می‌سازد تا حجم کاری خود را به طور مؤثر برنامه‌ریزی کنید و منابع لازم را برای انجام مؤثر وظایف خود تخصیص دهند.

وقتی ما زمانی تعیین می کنیم مغز ما تلاش میکند خودش را با آن هماهنگ کند و این به مسیر ما جهت می دهد. فقط توجه کنید کمال گرایی نکنید، اگر تا دیروز یک صفحه کتاب نمی خواندید تعیین اینکه تا پایان ماه یک کتاب ۵۰۰ صفحه ای می خوانم یا هر روز ۵۰ صفحه مطالعه میکنم فقط مدیریت زمان شما را خراب میکند و به تحقق هم نمی رسد. از کم، پیوسته و مستمر شروع کنید.

 ۵.اصلاح عادات ناکارآمد زمان‌بر

عادات زمان بر و ناکارآمد می تواند تا حد زیادی مانع مدیریت اصولی زمان شود. این عادات ممکن است شامل به تعویق انداختن کارها، انجام چند کار و حواس پرتی مکرر باشد که در نهایت منجر به اتلاف وقت و کاهش نتیجه می شود. با این حال، اصلاح این عادات و بهبود مهارت های مدیریت زمان امکان پذیر است.

یکی از راه های اصلاح این عادات مخرب، تمرین اولویت بندی و تعیین اهداف مشخص است. با شناسایی مهمترین وظایف و تقسیم آنها به قطعات کوچکتر و قابل مدیریت، شما می توانید زمان و انرژی خود را بر انجام کارآمد این وظایف متمرکز کنید. علاوه بر این، حذف عوامل حواس‌پرتی، مانند خاموش کردن اعلان‌ها در دستگاه‌های الکترونیکی یا یافتن یک فضای کاری آرام، می‌تواند تا حد زیادی زمان تلف شده را کاهش دهد.

پیشنهاد دارم به جای ترک عادات بد سعی کنید عادات خوب را جایگزین کنید چرا که ترک عادت سخت اما ایجاد عادت مثبت موثر است.

۶.استفاده از تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو یک روش محبوب مدیریت زمان است که هدف آن افزایش بهره‌وری و تمرکز است. با تقسیم کار به فواصل زمانی کوتاه تر انجام کار‌ها را برای خود آسان تر می کنید.این تکنیک شامل کار روی یک کار برای مدت زمان مشخصی است که معمولاً ۲۵ دقیقه است که به آن «پومودورو» می‌گویند. پس از تکمیل یک پومودورو، شما یک استراحت کوتاه، معمولاً حدود ۵ دقیقه، انجام می دهید سپس همین روند را ۴ بار ادامه میدهید. پس از تکمیل چهار پومودورو، استراحت طولانی تری در حدود ۱۵ تا ۳۰ دقیقه می‌توانید انجام دهید. ایده کلیدی پشت تکنیک پومودورو این است که با کارکردن در فواصل کوتاه و با استراحت های منظم، تمرکز و سطح انرژی شما حفظ شود و منجر به بهبود فعالیت ها و اهداف شما شود.

۷.اجرای قانون ۲۰/۸۰ در انتخاب وظایف

قانون هشتاد بیست که به عنوان اصل پارتو نیز شناخته می شود، بیان می کند که ۸۰ درصد از نتایج حاصل از ۲۰ درصدتلاش ها است. وقتی صحبت از مدیریت زمان می شود، اجرای این قانون می تواند در اولویت بندی کارها بسیار اثر بخش باشد. با تمرکز بر ۲۰ درصد وظایفی که حداکثر نتایج را به همراه خواهد داشت، می‌توان از سطح بالاتری از توان خود استفاده کنید.
با استفاده از قانون ۲۰/۸۰ شما می توانید مهم‌ترین و تاثیرگذارترین وظایف خود را شناسایی کنید و بر اساس آن زمان خود را تنظیم کنید. به جای گرفتار شدن در کارهای بی اهمیت یا وقت‌گیر که کمک قابل توجهی به اهداف اصلی شما نمی‌کند، می توانید روی مهم‌ترین و موثرترین اهداف و برنامه های خود تمرکز کنید و نتیجه ی بهتری بگیرید.

۸.استفاده از روش GTD

روش Getting Things Done یا به اختصار GTD (به انجام رساندن کارها) یک سبک مدیریت زمان است که توسط مشاور بهره‌وری دیوید آلن خلق شده است. این برنامه برای کمک به شما در مدیریت موثر وظایف و مسئولیت های خود برای کاهش استرس و افزایش توان طراحی شده است. دیدگاه اصلی روش GTD این است که همه وظایف و ایده‌ها را در یک سیستم خارجی، مانند فهرست کارها یا ابزار دیجیتال، جمع‌آوری کند تا دائماً فضای ذهنی شما را اشغال نکند. آلن بر اهمیت تقسیم وظایف به مراحل قابل اجرا و اختصاص اقدامات بعدی خاص به هر کار تاکید می کند. با بازنگری و به روز رسانی منظم این فهرست، شما میتوانید کار خود را اولویت بندی کنید و تصمیمات آگاهانه ای در مورد آنچه در هر موردی باید روی آن تمرکز کنید، اتخاذ نمایید.

چند نکته کوتاه برای مدیریت زمان

•  سعی کنید برای مدیریت بهتر زمان خود محیطی آرام و ساکت را برای انجام وظایف خود انتخاب کنید.
•  همیشه روی میز و اتاق خود را مرتبط کنید تا از بهم ریختگی و آشفتگی ذهنی شما کم کند.
• روی میز کار یا محیط فعالیت خود کمترین اقلام را بگذارید مخصوصا وسایلی که باعث حواس پرتی می شوند.
• موقع کار اگر چیزی به ذهن شما آمد که مرتبط با آن مسئولیت نبود کافیست در دفترچه یا کاغذی یادداشت کنید و بعدا به آن رسیدگی کنید.
• همیشه چیز های اضافی را دور بریزید واقعا چه نیازی است که وقتی از اسکرین شات یا حتی کتابی استفاده نمی‌کنید همیشه در دسترس و جلوی چشم شما باشد. این اقلام و تفکرات اضافی قاتل تمرکز و انرژی شما هستند.
• موقع انجام کار، گوشی خود را دور از دسترس و اعلان های آن را غیر فعال کنید. باور کنید در این یک تا چند ساعت بررسی نکردن اینستاگرام یا واتساپ هیچ آسیبی به شما نمی زند بلکه انجام ندادن برنامه خود باعث مشکلات فراوانی برای شما میشود.

نتیجه گیری

همانطور که بیان کردیم بهتر است همه این روش ها را در کنار هم استفاده کنید و به یک سبک شخصی در مدیریت کار و زمان خود برسید. اما اگر بخواهم مهم ترین تکنیک را به شما بگویم باید بیان کنم که در امور خود هیچ گاه تمرکز خود را از دست ندهید. با تمرکز بهره وری و نتیجه کار های شما مافوق تصور خواهد شد. هر چیزی که به بهای از دست رفتن تمرکز شماست زیادی گران است شاید این جمله را برای آرامش شنیدید اما اصل آن برای تمرکز است چرا که با تمرکز درست همیشه در آرامش به اهداف خود خواهید رسید.

احمدرضا حاتمی

سایت روان نویس